Etika Menerima Tamu Kantor
Baca Juga
Etika Menerima Tamu Kantor - Tamu Kantor adalah sesorang atau kelompok yang datang kesebuah perusahaan unutk kepentingan tertentu. Salah satu tugas utama seorang sekertaris disini adalah mengatur pertemuan antara pimpinan dengan tamu kantor.
Sekretaris sendiri disini adalah sebuah profesi administrative yang bersifat asisten atau mendukung, yang merajuk pada sebuah pekerjaan kantor yang tugasnya ialah melaksanakan pekerjaan rutin, tugas-tugas administrative atau tugas pribadi dari atasannya, salah satunya adalah menerima tamu kantor. Akan tetapi sebagai sekretaris tidak bisa begitu saja menerima tamu, ada etika atau aturan tersendiri dalam menerima tamu, berikut etika atau hal yang harus dilakukan sekretaris dalam menerima tamu dikantor yang benar :
1. Hal yang perlu diperhatikan dalam meneima tamu dikantor
Dalam menerima tamu sekretaris perlu melakukan :
Apabila sudah sudah ada janji, tepati waktu, apabila sedang ada tugas diluar kantor harus memberitahukan dan minta maaf untuk datang terlambat (proritas perlu dipertimbnagkan). Juga apabila tamu masuk, hendaknya berdiri, tersenyum, dan bersalaman dengan sopan, berikan sapaan ramah kepada tamu.
Selain itu hal lain yang pelu dilakaukan sekretaris dalam menerima tamu dikantor adalah sebagai berikut :
a) Penanganan ruangan tamu
Sekretaris baiknya memeriksa tata ruangan penerimaan tamu, khusunya yang berkaitan langsung dalam hal ruangan harus nyaman, bersih dan rapi yang dilengkapi dengan peralatan, buku tamu, kartu pengenal tamu, majalah/Koran, brosur/katalog,tempat sampah/asbak. Selain itu kita juga harus selalu menunjukan sikap untuk selalu siap memberikan bantuan dan sikap bersahabat.
b) Tata cara mengantar dan melayani tamu
- Jangan membeda-bedaka tamu, dari jabatan atau penampilan. Misalnya melihat penampilan fisik tamu dari atas sampai bawah.
- Bagian penerima tamu adalah wajah perusahaan, sambutlah tamu dengan senyum dan sikap yang ramah.
- Ketika mengantar tamu tunjukan kearah yang dituju dan dengan telapak tangan kearah atas dan jari rapat, menunjuk arah dengan telunjuk adalah sikap yang tidak sopan.
- Ketika mengantar tamu ketempat tujuan berjalan agak kedepan dengan posisi sedikit miring sambil sesekali menengok kebelakang untuk memperhatikan jalan tamu.
2. Hal yang harus dilakukan sekretaris saat menerima tamu kantor
Saat sekretaris menerima tamu kantor, hal yang harus dilakukan antara lain :
Mempersilahkan tamu duduk ditemapat terhormat, biasanya ditempat yang paling jauh dengan pintu agar tamu merasa nyaman dan tidak mersa terusik agar tamu kebih merasa dihargai duduklah berhadapan dengan tamu dan melayani dengan sikap duduk yang sopan, duduk miring bersandar, kaki menumoang keatas tidaklah baik dan tidak sopan.
Ketika akan memasuki rauang yang ada tamu didalamnya hendakanya mengetuk pintu, setelah masuk tundukan kepala kepada tamu terlebih dahulu, kemudian berbicara dengan orang yang dimaksud dengan sopan dan ramah.
3. Hal yang dilakuakan sekretaris dalam melayani tamu :
Pada prinsipnya semua karyawan harus dapat bertindak sebagai penerima tamu, oleh karena itu sekretaris yang bertugas menerima tamu harus memperhatikan hal-hal berikut :
- Mengetahui nama tamu, nama kantor, nama perusahaan, dan maksud kunjungannya.
- Memberikan kesan yang paling mnyenangkan dan menunjukan kesan tersebut agar terjalin goodwill yang baik.
- Menyapa, menghormati, memberikan bantuan dengan informasi yang tepat dan sikap yang ramah.
- Menghubungi pejabat yang lebih berhak menangani masalah yang dibawa oleh tamu, sesuai dengan kebijakan kantor.
4. Hal yang dijadikan petunjuk praktis yang dapat dilakuakan sekretaris dalam menghadapi tamu kantor :
- Bersiaplah setiap saat untuk menerima tamu-tamu dengan tenang, ramah, sopan, sabar, dan ceria.
- Perhatikan wajah yaitu, ceria dengan sikap bersahabat tidak perlu berdiri ketika menerima tamu kecuali bila menghadapi tamu dari luar atau tamu istimewa
- Bila senang bertelepon dan tamu masuk beri senyum dan insyarat dengan tangan supaya duduk dengan gaya yang sopan.
- Sapalah tamu dengan kalimat seperti “selamat siang ada yang dapat saya bantu ?”
5. Hal yang tidak boleh dilakukan sekretaris dalam menerima tamu kantor
Dalam menghadapi tamu kantor sekretaris tidak boleh melakukan hal yang dapt memberikan kesan buruk terhadap tamu kantor seperti :
- Bersikap tidak sopan seperti berbicara dengan volume yang over dan tidak dengan tata bahasa yang baik
- Dalam berbusana terlalu terbuka dan membuat tamu kantor tidak nyaman
- Ketika menerima telepon kantor tidak segera diangkat dan membuat si tamu kantor yang menelpon tidak suka
- Dalam penataan ruang tamu tidak sesuai dengan SOP yang benar sehingga terkesan tidak indah dan membuat tamu kantor tidak nyaman
- Menyepelekan tamu dengan melayani sesuai dengan kasta atau pangkat tamu sehingga tamu tidak merasa nyaman
Sekretaris adalah wajah perusahaan, jika sebagai sekretaris kita melakukan kesalahan yang fatal maka dengan ini perusahaan akan sangat terancam.
1. Hal yang perlu diperhatikan dalam meneima tamu dikantor
Dalam menerima tamu sekretaris perlu melakukan :
Apabila sudah sudah ada janji, tepati waktu, apabila sedang ada tugas diluar kantor harus memberitahukan dan minta maaf untuk datang terlambat (proritas perlu dipertimbnagkan). Juga apabila tamu masuk, hendaknya berdiri, tersenyum, dan bersalaman dengan sopan, berikan sapaan ramah kepada tamu.
Selain itu hal lain yang pelu dilakaukan sekretaris dalam menerima tamu dikantor adalah sebagai berikut :
a) Penanganan ruangan tamu
Sekretaris baiknya memeriksa tata ruangan penerimaan tamu, khusunya yang berkaitan langsung dalam hal ruangan harus nyaman, bersih dan rapi yang dilengkapi dengan peralatan, buku tamu, kartu pengenal tamu, majalah/Koran, brosur/katalog,tempat sampah/asbak. Selain itu kita juga harus selalu menunjukan sikap untuk selalu siap memberikan bantuan dan sikap bersahabat.
b) Tata cara mengantar dan melayani tamu
- Jangan membeda-bedaka tamu, dari jabatan atau penampilan. Misalnya melihat penampilan fisik tamu dari atas sampai bawah.
- Bagian penerima tamu adalah wajah perusahaan, sambutlah tamu dengan senyum dan sikap yang ramah.
- Ketika mengantar tamu tunjukan kearah yang dituju dan dengan telapak tangan kearah atas dan jari rapat, menunjuk arah dengan telunjuk adalah sikap yang tidak sopan.
- Ketika mengantar tamu ketempat tujuan berjalan agak kedepan dengan posisi sedikit miring sambil sesekali menengok kebelakang untuk memperhatikan jalan tamu.
2. Hal yang harus dilakukan sekretaris saat menerima tamu kantor
Saat sekretaris menerima tamu kantor, hal yang harus dilakukan antara lain :
Mempersilahkan tamu duduk ditemapat terhormat, biasanya ditempat yang paling jauh dengan pintu agar tamu merasa nyaman dan tidak mersa terusik agar tamu kebih merasa dihargai duduklah berhadapan dengan tamu dan melayani dengan sikap duduk yang sopan, duduk miring bersandar, kaki menumoang keatas tidaklah baik dan tidak sopan.
Ketika akan memasuki rauang yang ada tamu didalamnya hendakanya mengetuk pintu, setelah masuk tundukan kepala kepada tamu terlebih dahulu, kemudian berbicara dengan orang yang dimaksud dengan sopan dan ramah.
3. Hal yang dilakuakan sekretaris dalam melayani tamu :
Pada prinsipnya semua karyawan harus dapat bertindak sebagai penerima tamu, oleh karena itu sekretaris yang bertugas menerima tamu harus memperhatikan hal-hal berikut :
- Mengetahui nama tamu, nama kantor, nama perusahaan, dan maksud kunjungannya.
- Memberikan kesan yang paling mnyenangkan dan menunjukan kesan tersebut agar terjalin goodwill yang baik.
- Menyapa, menghormati, memberikan bantuan dengan informasi yang tepat dan sikap yang ramah.
- Menghubungi pejabat yang lebih berhak menangani masalah yang dibawa oleh tamu, sesuai dengan kebijakan kantor.
4. Hal yang dijadikan petunjuk praktis yang dapat dilakuakan sekretaris dalam menghadapi tamu kantor :
- Bersiaplah setiap saat untuk menerima tamu-tamu dengan tenang, ramah, sopan, sabar, dan ceria.
- Perhatikan wajah yaitu, ceria dengan sikap bersahabat tidak perlu berdiri ketika menerima tamu kecuali bila menghadapi tamu dari luar atau tamu istimewa
- Bila senang bertelepon dan tamu masuk beri senyum dan insyarat dengan tangan supaya duduk dengan gaya yang sopan.
- Sapalah tamu dengan kalimat seperti “selamat siang ada yang dapat saya bantu ?”
5. Hal yang tidak boleh dilakukan sekretaris dalam menerima tamu kantor
Dalam menghadapi tamu kantor sekretaris tidak boleh melakukan hal yang dapt memberikan kesan buruk terhadap tamu kantor seperti :
- Bersikap tidak sopan seperti berbicara dengan volume yang over dan tidak dengan tata bahasa yang baik
- Dalam berbusana terlalu terbuka dan membuat tamu kantor tidak nyaman
- Ketika menerima telepon kantor tidak segera diangkat dan membuat si tamu kantor yang menelpon tidak suka
- Dalam penataan ruang tamu tidak sesuai dengan SOP yang benar sehingga terkesan tidak indah dan membuat tamu kantor tidak nyaman
- Menyepelekan tamu dengan melayani sesuai dengan kasta atau pangkat tamu sehingga tamu tidak merasa nyaman
Sekretaris adalah wajah perusahaan, jika sebagai sekretaris kita melakukan kesalahan yang fatal maka dengan ini perusahaan akan sangat terancam.
0 Response to "Etika Menerima Tamu Kantor"
Post a Comment